Verwaltung

Modul Verwaltung

Kundenverwaltung

Die Kundenverwaltung ist das Herzstück, sie bildet die Stammdaten aller Nutzer der HSP-Einrichtungen übersichtlich ab. Nutzer sind dabei alle Personen, die im Hochschulsport aktiv sind (also Teilnehmer der Kurse, Übungsleiter oder auch Mitarbeiter).

Neben den persönlichen Daten enthält die Maske alle gebuchten Kurse oder im Falle einer Tätigkeit für den Hochschulsport alle Verträge mit der entsprechenden Person. Außerdem können alle offenen und bezahlten Rechnungen angesehen werden.

Veranstaltungsverwaltung semesterbezogen

Veranstaltungen werden semesterweise geplant. Nach der Anlage einer Veranstaltung mit Auswahl des Übungsleiters kann diese als einmaliges Event oder als wiederkehrende Reihe angelegt werden. Funktionen wie Duplizieren, Veranstaltung als E-Mail versenden und Drucken vereinfacht die Arbeit und erhöhen die Produktivität.

Raumverwaltung

Die Raum-/Hallenplanung folgt dem System der Veranstaltungsplanung.

Raumplanung und -visualisierung

Nach der Anlage von Veranstaltungen können diese übersichtlich in einer Kalenderdarstellung visuali-siert, terminiert und überarbeitet werden. So ist jederzeit die Übersicht über alle laufenden Veranstaltungen gegeben. Aus der Übersicht können je nach Rechtevergabe die Veranstaltungsdetails direkt eingesehen/bearbeitet werden.

Übungsleiterverwaltung

Die Übungsleiterverwaltung zeigt alle im HSP eingesetzten Kurs- und Übungsleiter. Die Übungsleiterdaten sind mit einem Klick verfügbar. Hier können alle Kursinformationen und Verträge bearbeitet werden.

Das System erlaubt ein Zusammenfassen von verschiedenen Kursen und Trainingszeiten eines Übungsleiters. Somit fällt die Abrechnung entsprechend leicht. Zudem druckt das System auch automatisch die Verträge und Abrechnungen mit den Übungsleitern aus.

Punktekartenverwaltung

Mit diesem Tool können „Mehrfach-Eintrittskarten“ verwaltet und automatisch belastet werden. So können beispielsweise für ein Schwimmbad Zehnerkarten angeboten werden. Bei jedem Durchgang durch das Drehkreuz wird anschließend ein Punkt abgetragen, bis die Karte leer ist.

E-Mail Listen und Verteiler

Über das System können verschiedene E-Mail-Verteiler und Listen angelegt werden. Somit kann direkt aus der Software ein bestimmter Interessentenkreis mit Informationen versorgt werden.

Auswertungen und Statistik

Über das Auswertungs- und Statistik-Tool sind zahlreiche Kennzahlen ablesbar, die sich im Detail aber nach Erfassungstiefe der Einrichtung unterscheiden. Wie ist die Auslastung einzelner Veranstaltungen? Kann ich eventuell einen Kurs in eine andere Halle verlegen, die eine kleinere Kapazität aufweist? Dies lässt sich anhand der aussagekräftigen Auswertungen schnell ersehen. Wird in der Einrichtung kein Kartensystem verwendet sind nur die Veranstaltungsstatistiken verfügbar.

Bezahlung per Lastschrifteinzugsverfahren und Bankeinzug per DTAUS

Mithilfe des Datenträgeraustausch-Verfahren (DTAUS) werden Zahlungsaufträge elektronisch und automatisch verarbeitet. Dies bedeutet, dass nach der Einwilligung des Nutzers alle anfallenden Gebühren per Bankeinzug abgerechnet werden können. Dies erspart viel Verwaltungsaufwand. Fällige Lastschriften können ins DTAUS- und CSV-Format exportiert werden und so an die Buchhaltung weiter gegeben werden. Ein Import in SAP ist somit ohne weiteres möglich.

Bankleitzahlenverzeichnis mit Online-Kontonummernprüfung für Deutschland

Über das Bankleitzahlenverzeichnis muss bei der Anlage von neuen Nutzern nur noch die BLZ eingegeben werden. Die zugehörige Bank wird automatisch ermittelt. Dies reduziert die Fehlerhäufigkeit enorm und senkt zudem die Rückfragen aufgrund fehlerhafter Eingaben. Die Bankleitzahlendatenbank liegt auf einem zentralen Server der HSM, sodass die Hochschulsporteinrichtung keine zusätzlichen Kosten oder Kapazitäten für die Aktualisierung der Daten aufwenden muss. Optional ist eine Deaktivierung dieser Funktion möglich.

Zusammenführen von Duplikaten

Duplikate, beispielweise doppelte Nutzer, erkennt das System und schlägt eine Zusammenführung der Datensätze vor. Diese „Säuberung“ der Datensätze optimiert die tägliche Arbeit und verhindert es, doppelte Buchungen vornehmen zu müssen.

Unbegrenzt viele Client-Installationen innerhalb des Netzwerks

Die Hochschulsport-Verwaltungssoftware ist nicht limitiert in Bezug auf angeschlossene Clients. Damit ist überall innerhalb der Hochschule der Zugriff auf die Software ohne weitere Kosten möglich. Auch spätere Erweiterungen der Clients werden nicht berechnet. Dies sichert eine feste Kalkulationsgrundlage ohne spätere Überraschungen.